KPI là gì? Bí quyết đạt KPI dễ dàng nhất trong công việc

Home » Tiếng Anh Giao tiếp

03/01/2021

Đối với một doanh nghiệp muốn tồn tại bền vững, phát triển không ngừng thì luôn đòi hỏi một sự ổn định hay tiến triển vượt trội trong kết quả kinh doanh. Và một số đó chính là chỉ số KPI sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình phát triển của từng nhân viên, từ đó đưa ra hướng giải quyết tốt nhất. Vậy KPI là gì, có ảnh hưởng như thế nào đối với các doanh nghiệp, công ty hiện nay. Bài viết sau đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về KPI cũng như đưa ra cho bạn những yếu tố cần thiết để đạt được.

Mục lục1.KPI là gì?2.Xây dựng KPI theo chỉ số KPIs3.Các thể loại KPI4.Các ảnh hưởng của phòng nhân sự lên KPI5.Phân biệt Goal, Objectives, chiến lược, chiến thuật và KPI6.Những ưu và nhược điểm của phương pháp quản trị nhân viên theo KPI7.Nguyên nhân dẫn đến không đạt KPI hoặc đạt KPI mà tình hình kinh doanh vẫn không được cải thiện8.Cách tạo ra các KPI phù hợp với chiến lược kinh doanh9.Template mẫu để lên KPI10.Tại sao KPI lại quan trọng?

KPI là gì?

Trong một công ty hay doanh nghiệp, thông thường sẽ có những bản mô tả công việc của từng chức danh riêng biệt. Mà thông qua đó, giúp người quản lý đánh giá được chất lượng làm việc, khả năng phát triển của từng nhân viên. Dựa trên việc hoàn thành KPI ra sao, mà công ty sẽ thực hiện các chế độ thưởng phạt công bằng, khuyến khích nhân viên phát huy trong công việc.

Một ví dụ về đời sống hàng ngày, khi bạn đến thăm khám tại một bệnh viên đa khoa. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu về quá trình vận hành của từng bộ phận ra sao, thì sẽ phải làm một loạt những kiểm tra tổng quát (như: thử máu, đo nhịp tim, huyết áp, nước tiểu, đo não, thần kinh, tai, mũi, họng, chân tay, X quang,…).

Sau khi hoàn tất đầy đủ các mẫu thử, bạn sẽ được đưa một bảng kết quả đánh giá bằng những chỉ số kèm theo thang đo mức độ tương ứng. Những thông tin, chỉ số đó chính là KPI cho biết tình trạng sức khỏe ở từng bộ phận của cơ thể bạn.

Bạn giám sát tình hình sức khỏe của bản thân, còn các doanh nghiệp sẽ giám sát tình hình hoạt động, khả năng vận hành của từng cấp, bộ phận, chức danh riêng biệt. Thông qua KPI mà chúng ta có thể biết được tình trạng hiện tại sức khỏe tốt hay xấu, một doanh nghiệp đang phát triển hay sụt giảm, từ đó đưa ra hướng điều trị, giải quyết kịp thời tránh xảy ra các vấn đề nghiêm trọng khác.

Một nhà lãnh đạo luôn đặt ra các mục tiêu cơ bản trong quy trình quản lý hệ thống, hành động của từng bộ phận, từng lĩnh vực. Về nhân sự bao gồm các hoạt động: tuyển dụng, huấn luyện đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực, mức độ an toàn lao động, thời gian làm việc, mức lương cơ bản, yếu tố đánh giá công việc, những hoạt động cải tiến tăng trưởng, độ tín nhiệm,…Về tài chính bao gồm các hoạt động: dòng tiền, sản xuất chất lượng, hiệu quả, chi phí quảng cáo phù hợp,…và còn rất nhiều các mục tiêu mà nhà lãnh đạo cần triển khai.

Thông qua KPI cung cấp một cách chính xác và đầy đủ những thông tin yêu cầu cần thiết, nhà lãnh đạo sẽ nắm rõ tất cả quy trình thực hiện, mức độ kì vọng là bao nhiêu. KPI như một công cụ hỗ trợ thực hiện những mục đích quản lý tốt hệ thống nhân viên, đội nhóm hay từng cá nhân riêng lẻ. Hay hiểu theo một cách khác thì KPI chính là điểm mấu chốt, mà tất cả mọi người đều nhắm tới mà thực hiện.

Ứng với mỗi bộ phận, chức danh sẽ là một bản mô tả công việc kèm theo kế hoạch thực hiện hàng tháng. Dựa trên các yếu tố cung cấp từ KPI, nhà quản lý sẽ đánh giá chính xác về mức độ hoàn thành công việc của từng chức danh đó. Qua đó, đối với những bộ phận, nhân viên hoàn thành xuất sắc sẽ được thưởng thành tích xứng đáng, còn nếu chưa hoàn thành tốt KPI nhà lãnh đạo sẽ vạch ra những chỉ dẫn cần thiết. Ngoài việc đánh giá mức độ làm việc của các cá nhân trong doanh nghiệp, thì KPI còn là mức đo độ hiểu quả trong phương thức quản lý, triển khai chiến lược của toàn doanh nghiệp.

KPI đem đến sự công bằng tốt nhất cho từng cá thể trong công ty, nhà quản lý cũng dễ dàng theo dõi, đánh giá thành tích của từng phòng ban, nhân viên, kịp thời đưa ra hướng giải quyết, khuyến khích khả năng làm việc của từng cá nhân. Nói một cách chung nhất về mục đích của kê khai KPI, người lao động sẽ được thúc đẩy tinh thần trách nhiệm, khả năng sáng tạo, hiệu quả đáp ứng bản mô tả công việc. Bởi các chỉ số được xác định trên KPI mang tính định lượng cao, do đó sẽ đảm bảo được tính minh bạch, rõ ràng, xác thực, không gây ra sự thiếu công bằng trong thưởng phạt theo quy định công ty.

KPI là công cụ đo lường đáng tin cậy về hiệu quả hoạt động của từng chức danh, bộ phận trong việc đạt được CSFs. CSF là từ tiếng anh viết tắt của “Critical Success Factor” được hiểu theo nghĩa yếu tố quyết định của sự thành công. Hay hiểu đơn giản CFS chính là yếu tố ảnh hưởng quan trọng chủ chốt đến việc thành công. Do đó từ cách hiểu trên, có thể thấy không phải bất kì một số liệu nào cũng được coi là KPI, nó phải đảm bảo rằng là yếu tố trọng điểm, ảnh hưỡng rõ rệt đến tình hình kết quả sau cùng của một tổ chức, cá nhân.

KPI được biết đến khá sớm đầu tiên là tại Mỹ vào khoảng năm 1980, sau đó đến tận 12 năm sau KPI mới trở thành một chỉ số đáng quan tâm của các nhà quản trị doanh nghiệp trên thế giới. KPI mang những đặc trưng cơ bản sau: Thứ nhất là luôn tuân thủ đầy đủ nguyên tắc SMART, thứ hai là phải được thực hiện liên tục trong một chu kỳ nhất định (ví dụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm), thứ ba KPI phải được gắn liền với một chủ thể nhất định từ đó đưa ra những trọng điểm then chốt đánh giá chủ thể đó.

Xây dựng KPI theo chỉ số KPIs

Như đã trình bày ở trên, không phải yếu tố KPIs nào cũng đều quan trọng, đều phục vụ tốt quyết định chiến lược của doanh nghiệp. Tương tự như ví dụ khi bạn đi khám đa khoa, rất hiếm ai lại đi kiểm tra toàn bộ cơ thể của mình, vì vừa mất chi phí, thời gian, công sức lại chưa chắc đem lại hiệu quả. Chỉ cần một vài KPIs chủ chốt bạn hoàn toàn có thể đưa ra những quyết định trọng điểm cho doanh nghiệp mình.

Tuy nhiên, trên thực tế thì hầu như các nhà lãnh đạo lại không hoàn toàn nắm rõ cái yếu tố nào là cần thiết, chính vì vậy mà họ thường rơi vào tình trạng là quá nhiều thông tin hỗn tạp mà không giúp ích được gì. Một nhà lãnh đạo sẽ ngồi lại và đưa ra những chỉ số KPIs cho từng bộ phận, chức danh riêng biệt, tuy nhiên trong quá trình cung cấp thông tin sẽ có một số những KPIs không thực tế, không thu thập được số liệu hoặc là quá chi tiết,… Do đó mà khi đưa ra chỉ số KPI cần đánh giá đúng thực trạng, tập trung vào từng yếu tố cụ thể.

Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra (output) : Đây là một hệ thống dường như quá quen thuộc đối với những chuyên viên nhân sự. Thông tin sẽ được cung cấp một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên hệ thống KPI output này còn khá nhiều bất cập bởi nó không thể cân nhắc tốt những thay đổi biến động trên thị trường kinh doanh, không thúc đẩy khả năng phát triển của đội ngũ, mà chỉ hoàn toàn tập trung vào những giải pháp ngắn hạn để đạt được đầu ra mong muốn.

Hệ thống KPI hành vi (Behavior) : Đây là hệ thống không được sử dụng phổ biến đối với bộ phận chuyên viên nhân sự tại Việt Nam. Bởi KPI đo lường ở đây rất khó để định lượng chính xác và chuẩn hóa. Ví dụ như ở các vị trí bộ phận chuyên viên dịch vụ chăm sóc khách hàng, các chỉ tiêu hành vi được đề cập đến như tích cực làm việc, chăm chỉ, chuyên tâm, cẩn thận, tận tình là những yếu tố quyết định trong vị trí trực thuộc.

Hệ thống KPI năng lực (Competencies): Đây là hệ thống thường được sử dụng trong việc đánh giá khả năng làm việc của một người nhân viên trong doanh nghiệp. Hệ thống này quan tâm đến yếu tố nguyên nhân hơn là kết quả từ đó đưa ra những hướng giải quyết triệt để.

[irp]

Các thể loại KPI

Đối với mỗi một doanh nghiệp, công ty khác nhau sẽ có KPI khác nhau cho từng bộ phận, phòng ban (Sales, Marketing, Product), thậm chí là phân riêng KPI cho từng người trong một bộ phận (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs). Tuy có rất nhiều chỉ số KPI khác nhau nhưng thường được chia thành 2 loại chính:

KPI được gắn liền với các mục tiêu mang tính chiến lược

Ở đây mục tiêu chiến lược được hiểu là lợi nhuận, tiền, market share, những yếu tố quyết định khả năng tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Giả sử như KPI chiến lược của công ty về tình hình doanh số là 10 tỷ / tháng và theo đó doanh số trong một năm sẽ là 120 tỷ. Tuy nhiên một vài vấn đề xảy ra, công ty không thể đáp ứng mức KPI đã đặt ra, điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình vốn trong công ty về sau. Có thể một số nhà đầu tư sẽ rút vốn, cổ phiếu công ty bị rớt giá, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc.

KPI được gắn liền với các mục tiêu mang tính chiến thuật

Ở đây mục tiêu chiến thuật là những cách thức, ý tưởng triển khai hoạt động nhằm mang đến điều kiện đáp ứng mục tiêu chiến lược. Một ví dụ đơn giản, như social KPI đặt ra là phải có được 100,000 engagement. Tuy nhiên cho dù có đáp ứng được con số 100,000 engagement này hay không thì cũng chưa chắc ảnh hưởng đến việc đạt được chỉ tiêu chiến lược.

Thế nhưng thông qua KPI cung cấp sẽ đưa ra những chỉ số đo lường xác thực nhất về tình hình hiệu quả triển kahi chiến thuật trong thực tế. Và các KPI này sẽ được liên kết ảnh hưởng trực tiếp đến việc đạt được mục tiêu chiến lược ra sao. Ví dụ: Càng nhiều engagement thì càng nhiều comments, nhiều inbox thì càng nhiều người có nhu cầu quan tâm dịch vụ từ đó đem đến nhiều cơ hội trong khả năng bán hàng, đưa ra mức doanh thu tăng cao.

Do đó, đối với những nhà quản lý, lãnh đạo sẽ là người triển khai những KPI chiến thuật này kèm theo mục tiêu KPI chiến lược. Tất cả những yêu cầu sẽ được áp xuống cho cấp dưới thực hiện, thi hành theo triển khai và đạt được mục tiêu lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.

[irp]

Các ảnh hưởng của phòng nhân sự lên KPI

Vị trí công việc: Đây là yếu tố quan trọng nhằm quyết định mức tỷ lệ của 3 nhóm KPI (Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra, hệ thống KPI hành vi, hệ thống KPI năng lực). Trong doanh nghiệp, ở bộ phận R&D thường không hiệu quả khi áp dụng hệ thống KPI tập trung đầu ra vào đánh giá, bởi đây là công việc mang tính chất thị trường cao, nó không có giá trị xác định, cụ thể nào.

Đối với những khoản chi phí hay các hoạt động khác nhằm hỗ trợ bộ phận R&D đều không bao giờ nắm chắc cơ hội thành công 100%. Nếu nhà lãnh đạo vẫn muốn áp đặt chỉ số KPI đầu ra cho R&D, sẽ vô tình tạo ra một áp lực lớn đến họ. Mặt khác, tại một số vị trí giám sát bán hàng FMCG thì hệ thống KPI tập trung đầu ra lại chiếm một thị phần lớn trong mọi quyết định. Nó giống như khi áp đặt hệ thống KPI về năng lực, thì những vị trí nhân viên trẻ sẽ dễ dàng đáp ứng hơn.

Chiến lược kinh doanh: Một nhà lãnh đạo với khả năng triển khai chiến lược kinh doanh tốt sẽ mang đến nhiều lợi ích to lớn trong các chỉ tiêu đánh giá. Hệ thống KPI về năng lực và hành vi thường sẽ có trọng số nhiều ở các công ty có chiến lược kinh doanh dài hạn và bền vững.

Áp lực môi trường kinh doanh: Đây là một tác động ảnh hưởng ngắn hạn đến hệ thống KPI đánh giá của doanh nghiệp. Một ví dụ cụ thể là tại các ngân hàng, khi mà hầu hết tất cả các nhân viên của nó đều phải đảm bảo thỏa mãn chỉ số huy động vốn.

Năng lực của phòng nhân sự: Đối với những hệ thống KPI tập trung về đầu ra thường sẽ không có yêu cầu về tính chuyên môn, kĩ năng, năng lực của phòng nhân sự. Ngược lại thì hai hệ thống KPI về hành vi và năng lực lại là yếu tố chiếm tỉ trọng cao hơn do tính chất của phòng nhân sự là thể hiện sự liên kết giữa hành vi, năng lực và kết quả.

[irp]

Phân biệt Goal, Objectives, chiến lược, chiến thuật và KPI

Đối với mỗi một doanh nghiệp từ khi thành lập đều hoạch định ra những mục tiêu cần thiết, quan trọng cần đạt được nếu muốn đứng vững trên thị trường hiện tại và tiến xa hơn trong tương lai. Những mục tiêu đó ví dụ như là: lợi nhuận, doanh thu, thị phần hoặc một yếu tố nào đó mà doanh nghiệp coi trọng. Ứng với các mục tiêu được đề ra này, tên tiếng anh được gọi là Key Business Objectives (hay còn gọi Business goals) và các mục tiêu chiến lược khác (Strategic goal).

Nhằm đáp ứng thỏa mãn những mục tiêu đã được hoạch định, các nhà lãnh đạo sẽ tiến hành đưa ra những chiến lược (strategy) khác nhau cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Tiếp sau việc đưa ra chiến lược là cần một bản phác thảo chi tiết những chiến thuật trong kinh doanh (tactics) bên trong, từ đó giúp doanh nghiệp nhanh chóng tiến gần hơn với mục tiêu chiến lược ban đầu.

Ví dụ: Một chiến lược Digital marketing được đề ra cho bộ phận marketing team đảm nhận. Bao gồm các chiến thuật nhỏ lẻ bên trong giao cho từng cá nhân: SEO, Display Social, Content, Paid Search, Mobile,…Sau khi tất cả các chiến thuật được đáp ứng hoàn thiện thì chiến lược digital marketing sẽ đạt được mục tiêu chiến lược.

Bất kì một quy trình thực hiện nhằm mục tiêu chiến lược hay chiến thuật đều phải trải qua từ những bước nhỏ lẻ rồi mới đến sự thành công, yếu tố quan trọng nhất chính là cần thời gian để hoàn thiện nó. Sau khi đã có được kết quả thì cần phải đưa ra những chỉ tiêu cần thiết đánh giá mức độ hoàn thành hiệu quả của chiến lược, kèm theo là các chính sách thưởng phạt cho từng bộ phận cá nhân trong doanh nghiệp. Và cũng từ nhu cầu này, mà KPI ra đời đem đến sự công bằng, trung thực, chính xác thông qua các chỉ số định lượng từ đó nhà lãnh đạo dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình.

Những ưu và nhược điểm của phương pháp quản trị nhân viên theo KPI

Về ưu điểm

Thể hiện được một cách rõ ràng, trực quan và hạn mức, định lượng của mục tiêu chiến lược cần hướng đến, nhà lãnh đạo dễ dàng ra quyết định bởi các số liệu vô cùng chính xác, giúp cho một bộ phận phòng ban có thể dễ dàng hiểu được thành tích của mình từ đó tạo động lực mà phát triển bản thân, việc làm nhóm đa dạng tích cực giữa các thành viên hướng đến mục tiêu chung.

Về nhược điểm

Muốn triển khia một chỉ số KPIs nào bạn cũng cần phải lưu ý đến tiêu chí SMART. Điều này vô cùng quan trọng bởi không chỉ nó gây ảnh hưởng không tốt đến việc đánh giá doanh nghiệp mà còn mang đến hậu quả tiêu cực cho một bộ phận các nhà quản trị tổ chức nói chung.

Nếu như một KPIs không thỏa mãn tiêu chí cụ thể, thì những người thực hiện sẽ không định hướng được mục tiêu là gì, làm ra sao và làm như thế nào, từ đó dẫn đến việc các KPIs không đáp ứng được nhu cầu thực hiện KPIs chiến lược.

Nếu các chỉ số KPI không thể định lượng hay đo lường được (Measurable) thì kết quả của việc thực hiện những quy trình công việc sẽ không còn ý nghĩa gì cả. Ngoài ra KPIs nếu quá xa vời thực tế, hoàn toàn không khả thi thực hiện thì cho dù nhân viên của bạn có cố gắng đến mấy cũng đều vô ích. Chính lý do này sẽ dẫn đến tình trạng chán nản, mệt mõi, thiếu động lực khi làm việc, từ đó kết quả hoạt động tụt dốc thậm tệ.

Các chỉ số KPIs khi triển khai lại không kèm theo những định hạn về thời gian quy định. Chính vì vậy mà làm cho người thực hiện không thể xác định khi nào thì thỏa đáng để tiến hành làm việc. Dần dần họ bị mất đi tính kiểm soát công việc, không còn chú tâm vào vấn đề chiến lược, dẫn đến tình trạng giảm chất lượng trong đội ngũ nhân viên.

Nguyên nhân dẫn đến không đạt KPI hoặc đạt KPI mà tình hình kinh doanh vẫn không được cải thiện

Đôi lúc trong một vài trường hợp bạn sẽ thấy cho dù doanh nghiệp đã hoàn thành được KPIs chiến thuật đầy đủ, thế nhưng KPIs chiến lược lại không thể đạt được như mong đợi, điều này có thể xuất phát từ một số lý do:

Thứ nhất: Các KPI chiến thuật được đề ra ban đầu không thỏa mãn đáp ứng việc đạt được KPI chiến lược thực tế. Ví dụ: Một doanh nghiệp đặt chỉ số Bounce rate của website, tuy nhiên KPI chiến thuật này là một chỉ số hoàn toàn không dính líu hay đóng góp đến KPI chiến lược là việc tạo ra các đơn hàng cho doanh nghiệp. Ngoài ra, còn có rất nhiều lý do khác nhau như việc bounce rate khó mà định dạng đo lường chính xác được, bounce rate là một vanity metric không phải là yếu tố thiết thực hay đơn giản là việc khách hàng có mua hay không sản phẩm của doanh nghiệp không phụ thuộc vào bounce rate.

Thứ hai: Trong một số trường hợp đặc biệt, việc sử dụng các KPI chiến thuật không hợp lý, không đúng không những không giúp ích được gì KPI chiến lược mà còn làm hạn chế, gây khó khăn cản trở nghiêm trọng. Ví dụ: Trong một fanpage đặt KPI chiến lược là số lượng like, tương tác, điều này sẽ khiến các bạn social executive thực hiện nhiều cách thức nhằm tăng tối đa lượng like như mục tiêu. Thậm chí họ thực hiện các hình thức clickbait, câu like với những bài viết nội dung không liên quan, hot hit, hiện tượng mạng. Mặc dù KPI chiến thuật đã đạt được hiệu quả tốt tuy nhiên số lượng những người like fanpage lại không nằm trong phạm vi khách hành tiềm năng của doanh nghiệp. Từ đó không những vô tình làm giảm đi đáng kể số lượng khách hàng có nhu cầu mà fanpage còn trở nên mất uy tín, social giảm về sau.

Thứ ba: Một số KPI chiến thuật đặt ra mà lại nhanh chóng đạt được kết quả, thậm chí là vượt xa mong đợi thì điều này chưa hẳn là đã tốt. Bởi có thể doanh nghiệp bạn đã đưa ra các KPI chiến thuật quá đơn giản, dễ dàng, chưa tìm hiểu kĩ vấn đề, từ đó dẫn đến việc đánh giá mục tiêu không chính xác, và do đó không thể đạt được các KPI chiến lược. Còn ngược lại trong trường hợp các KPI chiến thuật của bạn đặt ra lại quá kém không thể đạt được thì sẽ rắc rối hơn rất nhiều.

Thứ tư: Đặt KPI chiến thuật đi quá xa so với việc đáp ứng chiến lược. KPI không chỉ ngoài việc đánh giá mức độ, tình trạng hoạt động của một tổ chức, bộ phận ra sao mà còn thể hiện rõ những mặt ảnh hưỡng tích cực, tiêu cực đối với chính nhân viên của bạn. Bạn chắc chắn sẽ biết cảm giác như thế nào nếu bản thân liên tục không thể hoàn thành được KPI chiến thuật, nhận chỉ trích từ nhà lãnh đạo?

Thứ năm: Nếu không phải là yếu tố về KPI thì chính là nguyên nhân đến từ nhân viên của doanh nghiệp bạn. Họ không có đầy đủ kinh nghiệm, chuyên môn phù hợp với những KPI chiến thuật đặt ra. Từ đó nhanh chóng xem xét lại cấu trúc của từng bộ phận, cân nhắc kĩ càng trong quy trình tuyển dụng đầu vào để đảm bảo chất lượng tốt nhất.

Tóm lại từ các yếu tố ảnh hưởng đến việc đạt được KPI chiến lược bên trên, một nhà lãnh đạo tài giỏi cần phải chọn đúng người đúng việc, phù hợp nhất kèm theo luôn bám sát mục tiêu. Chung quy thì các KPI sau khi hoàn tất thì phải đảm bảo mang lại một tác động tích cực cho tình hình phát triển doanh nghiệp, từ đó không ngừng phát triển doanh nghiệp rộng mở.

Cách tạo ra các KPI phù hợp với chiến lược kinh doanh

Đối với bất kì một nhà lãnh đạo nào, trước khi ban hành những KPI hoạt động triển khia cần phải đánh giá một cách chi tiết liệu rằng KPI của mình đã thỏa đầy đủ các tính chất sau chưa:

Rõ ràng: Bất cứ một dự án nào khi hoạch định ra cần phải nêu rõ ra những yếu tố chính, yếu tố phụ cùng chung quy hướng tới một mảng nào đó phát triển. Một KPI không rõ ràng sẽ khiến người thực hiện dễ bị đi sai hướng, dẫn đến những thông tin vô giá trị và hoàn toàn không đáp ứng được gì cho tình hình phát triển của doanh nghiệp

Đo lường được: Chắc chắn đây là yêu tố bắt buộc mà một KPI cơ bản cần phải thỏa mãn. Một KPI mà không thể đo lường được số liệu, định lượng cụ thể thì hoàn toàn vô giá trị, hoặc thậm chí là có cũng như không.

Giao phó được, làm được: Theo như tiêu chí là đúng người đúng việc, bất cứ một KPI nào đề ra bạn cần phải kèm theo người thực hiện chúng. Với một KPI đề ra mà bạn không thể tìm được một nhân viên phù hợp hoặc có khả năng đáp ứng thì liệu rằng KPI đó có đáng để tồn tại? Đưa ra những KPI phù hợp chính là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp bạn nhanh chóng thực hiện được mục tiêu đề ra.

Thực tế: Bất kì một giả thuyết, tưởng tượng nào đều không phải là thực tế, mà điều quan trọng mà một doanh nghiệp hướng tới đó là tính chất thực tế của thị trường. Bạn không thể dựa vào niềm tin hay cảm quan mà nhanh chóng đưa ra KPI sơ sài, không chắc chắn.

Trong một mốc thời gian nhất định: Tương tự như một dự án nào đó được đưa ra, bạn cũng cần phải đặt một giới hạn deadline cho công việc. Thông qua đó, bạn có thể đánh giá đươc mức độ hoàn thành, khả năng làm việc của từng bộ phận, cá nhân riêng lẻ. Hãy luôn nhớ rằng, đừng bao giờ đưa ra bất kì một KPI mà không kèm theo một định lượng thời gian cụ thể, điều đó sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn càng ngày càng trì trệ và tụt dốc.

Template mẫu để lên KPI

Ví dụ về KPI và mục tiêuMục tiêu kinh doanhTăng mức doanh thu trong năm 2018 lên 500 tỷ so với mức doanh thu 400 tỷ của năm trước (2017) 25%.

Lợi nhuận trong năm 2018 tăng lên 150 tỷ sau thuế so với 120 tỷ của năm 2017 (tỉ số phần trăm lợi nhuận không có biến động)

Chiến lược để đạt mục tiêu-Marketing cải thiện mức độ hiệu quả trong các chiến dịch quảng cáo có trả phí nhưng không làm gia tăng ngân sách

-Marketing tăng số lượng đơn hàng đến từ các kênh nội dung tự nhiên (organic)

-Sales: cải thiện mức độ đáp ứng được đơn hàng sale với khách hàng mới

-Sales: Tăng tỉ lệ upsell với hệ thống khách hàng cũ

-Sản phẩm: Tìm nguồn hàng uy tín chất lượng nhưng với mức chi phí thấp hơn

-Sản phẩm: Giảm tối đa mức chi phí trong quá trình vận chuyển và giao hàng

MarketingStrategic goal 1Thực hiện biện pháp nhằm cải thiện hiệu quả các chiến dịch quảng cáo trả phí nhưng không làm gia tăng mức ngân sách của doanh nghiệpStrategic KPI 1Giảm giá trị tạo ra mỗi khách hàng 15% (CAC – Cost per customer acquisition -15%)Chiến thuật để đạt Strategic KPI 11.Tiến hành tuyển dụng và huấn luyện đào tạo đội ngũ in-house để tự chạy quảng cáo, đồng thời tiến hành việc cắt giảm chi phí thuế agency chạy media

2.Điều chính mức chi phí liên quan đến quảng cáo nhằm tăng thêm cho các kênh hiệu quả và giảm bớt các kênh chưa chứng minh được mức hiệu quả

3.Tận dụng lượng khách tiền năng đã tiếp cận trước đây nhưng chưa hoàn thành được đơn hàng nào để marketing, relargeting lại bằng nhiều kênh khác nhau.

KPI chiến thuật 1Google CAC – 10% và Facebook CAC – 15% (sub KPI: CPC, CPE, CTR, CR)KPI chiến thuật 2Tổng thể conversion rate của các kênh quảng cáo trả phí tăng 10 đến 15% vì đã loại bỏ bớt các kênh không hiệu quả và tập trung hơn vào các kênh hiệu quảKPI chiến thuật 3Chuyển đổi 20% đến 30% khách hàng tiềm năng cũ thành khách hàng mớiStrategic KPI 2Đơn hàng từ:

-Traffic organic tăng lên 10%

-Email & SMS tăng lên 15%

-Social content (comment, inbox) tăng lên 20%

Chiến thuật để đạt Strategic KPI 21.Tuyển dụng 1 SEO Manager, đầu tư vào content trên blog và website. Đồng thời tối ưu hóa lại cấu trúc website, thiết kế nếu cần để dẫn dắt người dùng qua lại các mục sản phẩm tốt hơn.

2.Thiết kế lại và nâng cấp các template email / SMS, nội dung mang tính thu hút hơn, hấp dẫn hơn với CTA rõ ràng và định hướng. Promotion thu hút hơn cho email và SMS.

3.Tuyển dụng cho team content một video editor. Đầu tư một bộ máy quay để sử dụng cho việc quay và dựng các clip, hay video về sản phẩm

KPI chiến thuật 1Organic traffic vào website tăng lên 20% đến 30% và tỉ lệ chuyển đổi từ kênh này tăng lên 20%KPI chiến thuật 2Số lượng khách subscribe email tăng lên 50% open-rate tăng 30%, CTR tăng 20%KPI chiến thuật 3Engagement per post tăng 50% comment hoặc inbox tìm hiểu dịch vụ tăng lên 20%Template mẫu để giúp lên mục tiêu chiến lược, chiến thuật và KPI để đo lường từng hạng mục tương ứng.

Tại sao KPI lại quan trọng?

Tìm hiểu quá nhiều về KPI. Liệu bạn có chắc chắn mình đã hiểu hết lợi ích của KPI. Và điều quan trọng là khi thực hiện tốt KPI bạn sẽ đạt được những gì? Dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp ngay lập tức cho bạn.

Đo lường mục tiêu của bạn

Thông thường, mọi người rất dễ bị nhầm lẫn giữa KPI và các mục tiêu chính của công ty, nhưng thực chất nó chỉ là một phương pháp hỗ trợ nhằm đo lường các chỉ tiêu ứng với mục tiêu đó. Ví dụ trong trường hợp doanh nghiệp của bạn mong muốn sẽ thu được một khoản doanh thu lớn từ việc bán những hàng hóa đắt tiền, thì KPI ở đây chỉ được xem như là cách thức thống kê bằng các chỉ số, số liệu cho nhà lãnh đạo biết rằng tiến trình thực hiện chiến thuật để đi đến chiến lược là nhanh hay chậm, có phù hợp hay là không.

Một hệ thống KPI sẽ đưa ra các số liệu cụ thể đánh giá rằng đội ngũ sale của doanh nghiệp bạn chỉ đạt được mức 30% so với kỳ vọng doanh thu mà công ty trích lập. Với vai trò là một nhà hoạch định chiến lược của doanh nghiệp, bạn cần nhanh chóng tìm ra mấu chốt của việc giảm doanh số từ đó tiến hành nhận thức rõ cho bộ phận sales.

Tạo ra một môi trường học hỏi

Để thực hiện tốt các chỉ số KPI được đề ra, đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải tiến hành các cuộc hội thoại, trao đổi lẫn nhau. Bạn có thể học hỏi cách thức làm việc từ leader hay một thành viên nào đó, từ đó tạo mối quan hệ gắn kết, chia sẽ giữa các thành viên.

Tiếp nhận các thông tin quan trọng

KPI được xem như là một phác họa đầy đủ, chi tiết và minh bạch nhất về tình hình hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp bạn. Đặc biệt là trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc nhanh chóng nắm bắt thông tin cần thiết sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc đưa ra những chiến lược, quyết định để đánh bại đối thủ.

Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

Với mỗi chỉ số KPI được đề ra đều gắn với một trách nhiệm mà người đảm nhận cần phải hoàn thành tốt. Khi bạn giao đúng người đúng việc sẽ khuyến khích khả năng phát triển, sáng tạo, kích thích động lực của nhân viên. Ngoài ra việc đặt hạn mức thời gian để hoàn thành KPI cũng sẽ là nguồn thúc đẩy nhân viên phát huy sức lực, khả năng và bố trí thời gian xử lý phù hợp.

Nâng cao nhuệ khí

Động lực làm việc và sự hài lòng trong công việc của nhân viên sẽ giúp đẩy mạnh tăng năng suất và khả năng làm việc. Nhân viên của doanh nghiệp bạn có thể cảm thấy bổ ích và hứng khởi khi nhận được các báo cáo tích cực mà đáp ứng được đầy đủ chỉ tiêu KPI chiến thuật theo từng thời điểm.

Việc đưa những chỉ số KPI vào trong doanh nghiệp là một công cụ hiệu quả hỗ trợ các nhà quản trị, lãnh đạo nắm rõ được tình hình hoạt động, làm việc của từng tập thể, cá nhận. Hiểu được KPI là gì, cũng như cách thức thực hiện, phân loại bạn sẽ dễ dàng đáp ứng những KPI chiến thuật cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên sẽ hữu ích với bạn, cảm ơn bạn đã theo dõi nhé.